Juridisch

Privacybeleid

Hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Notariskantoor NOTAN, vertegenwoordigd door notarissen Iris De Brakeleer en Ines Muylaert (BV NOTAN, BTW BE 0748.478.625), gevestigd te Centrumlaan 48, 9400 Ninove, respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens conform de AVG/GDPR (Verordening EU 2016/679).

1. Wie zijn wij?

BV NOTAN — Notariskantoor NOTAN
Centrumlaan 48, 9400 Ninove
T +32 54 33 22 16
info@notan.be — www.notan.be

NOTAN treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken gegevens die u rechtstreeks verstrekt én gegevens ontvangen van derden die met u in relatie staan (tegenpartijen, erfgenamen, zaakwaarnemers, overheidsinstanties):

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, identiteitskaart
  • Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
  • Financiële gegevens: bankrekeningnummer, vermogensgegevens
  • Familiale gegevens: burgerlijke staat, huwelijksstelsel, erfopvolgingen
  • Gegevens m.b.t. onroerende goederen (bij vastgoedtransacties)
  • Contactformuliergegevens

3. Waarvoor verwerken wij uw gegevens?

  • Uitvoering van de overeenkomst — opmaken en verlijden van notariële akten
  • Wettelijke verplichtingen — identificatieplicht, anti-witwaswetgeving, fiscale verplichtingen
  • Dossieropvolging en cliëntenbeheer — communicatie, afspraken, facturatie
  • Behandeling van contactverzoeken — beantwoording van vragen

4. Rechtsgrond voor de verwerking

  • Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG)
  • Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
  • Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)
  • Uw toestemming (art. 6.1.a AVG)

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Notariële akten worden conform de wet permanent bewaard in het protocol. Overige dossierstukken worden bewaard zolang wettelijk vereist.

6. Doorgifte aan derden

Wij delen uw gegevens alleen wanneer noodzakelijk:

  • Fednot en notariële informatiesystemen
  • Overheidsinstanties (FOD Financiën, Hypotheekkantoren, Kadaster)
  • Andere notarissen of advocaten betrokken bij een dossier
  • IT-dienstverleners gebonden door een verwerkersovereenkomst
  • Gerechtelijke autoriteiten, indien wettelijk verplicht

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Overdracht buiten de EER vindt alleen plaats met passende AVG-waarborgen.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.

8. Uw rechten

  • Recht op inzage — opvragen welke gegevens wij van u verwerken
  • Recht op rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren
  • Recht op gegevenswissing — verzoeken uw gegevens te verwijderen
  • Recht op beperking van de verwerking
  • Recht op bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid

In bepaalde gevallen kunnen wij een verzoek weigeren bij onredelijke herhaling, onevenredige technische inspanning of wettelijke verplichtingen.

Uw rechten uitoefenen: info@notan.be of schriftelijk op Centrumlaan 48, 9400 Ninove, met kopie identiteitsbewijs.

9. Data Protection Officer (DPO)

vzw Privanot
info@privanot.be

10. Klacht bij de toezichthouder

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — contact@apd-gba.be

11. Wijzigingen

De actuele versie is steeds beschikbaar op www.notan.be/privacybeleid. Laatste update: juni 2025